Privacybeleid
Velance Aviation Club is een handelsnaam van de eenmanszaak van Faber Valkering, gevestigd aan Rondtanderlaan 6, 2171 LW Sassenheim, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 42100899, btw-identificatienummer NL005497336B63.
Velance Aviation Club is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via de website, het member-portal en de overige diensten worden verwerkt.
Contact: contact@velanceclub.com. Het vestigingsadres is geen vrij toegankelijke bezoeklocatie.
a. Aanvraagformulier voor het lidmaatschap
- Naam, e-mailadres, telefoonnummer en regio
- Homebase (thuisluchthaven)
- Licentietype en vliegsituatie
- Aircraft type waarmee u vliegt
- Uw motivatie om lid te worden
- Hoe u Velance heeft gevonden, en desgevraagd door welk member u bent geïntroduceerd
b. Contactformulier
- Naam en e-mailadres
- Onderwerp van uw bericht
- Lidmaatschaps- of factuurnummer (indien van toepassing)
- De inhoud van uw bericht
- Bij een beroep op de wettelijke bedenktijd: uw bevestiging daarvan
c. Memberaccount en Digital Squadron
- Accountgegevens en inloggegevens
- Profielgegevens die u zelf invult
- Gegevens van de toestellen in uw digitale hangar
- Bijdragen die u plaatst, waaronder informatie voor Destination Intelligence
- Gegevens over uw deelname aan fly-outs en events
d. Facturatie en betaling
- Factuurgegevens en betaalstatus
- Betaling vindt op dit moment plaats per bankoverschrijving op basis van een door Velance verzonden factuur; Velance bewaart geen kaart- of andere betaalmiddelgegevens
e. Gegevens van introducés
Wanneer u een introducé aanmeldt voor een fly-out, verwerken wij diens naam, contactgegevens en de voor deelname noodzakelijke informatie. U bent er als member voor verantwoordelijk dat deze persoon hierover is geïnformeerd voordat u zijn gegevens verstrekt.
f. Beeldmateriaal
Tijdens fly-outs en events kunnen foto- en video-opnamen worden gemaakt waarop deelnemers herkenbaar zijn.
Bijzondere categorieën
Velance verwerkt geen bijzondere categorieën persoonsgegevens. Wij vragen en registreren geen medische keuringsgegevens; de geldigheid van uw medical en overige bevoegdheden is uw eigen verantwoordelijkheid als pilot-in-command.
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Beoordeling van uw lidmaatschapsaanvraag | Uitvoering van een overeenkomst, respectievelijk het nemen van precontractuele maatregelen op uw verzoek |
| Uitvoering en beheer van het lidmaatschap, het memberaccount en Digital Squadron | Uitvoering van de overeenkomst |
| Facturatie en betalingsadministratie | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting |
| Organisatie en administratie van fly-outs en events, inclusief introducés | Uitvoering van de overeenkomst |
| Beantwoording van berichten via het contactformulier | Gerechtvaardigd belang bij het afhandelen van vragen |
| Afhandeling van een beroep op de wettelijke bedenktijd | Wettelijke verplichting |
| Beveiliging, fraudepreventie en het veilig en kwalitatief beheren van de community | Gerechtvaardigd belang |
| Fiscale en administratieve bewaring | Wettelijke verplichting |
| Nieuwsbrief en niet-noodzakelijke communicatie | Toestemming |
| Langer bewaren van een afgewezen aanvraag voor later contact | Toestemming |
| Gebruik van herkenbaar beeldmateriaal voor promotie | Gerechtvaardigd belang bij communityverslaglegging, en toestemming bij gericht of prominent marketinggebruik |
Waar de grondslag toestemming is, kunt u die op elk moment intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Uw gegevens worden niet verkocht en niet gebruikt voor doeleinden buiten de hierboven genoemde.
Digital Squadron is een besloten omgeving waarin members elkaar kunnen vinden. Uw profielgegevens en de toestellen in uw digitale hangar zijn daarom zichtbaar voor andere actieve members.
U bepaalt binnen de beschikbare instellingen zelf welke gegevens zichtbaar zijn. Uw e-mailadres, telefoonnummer en overige contactgegevens worden alleen getoond wanneer u dat zelf instelt.
Members mogen gegevens uit Digital Squadron uitsluitend gebruiken voor persoonlijk, zakelijk of aviationgerelateerd contact dat redelijkerwijs binnen de community past. Het exporteren, verkopen of doorgeven van membergegevens aan derden en het gebruik voor ongevraagde commerciële massabenadering zijn niet toegestaan.
Velance biedt members de mogelijkheid deel te nemen aan een WhatsApp-community. Deelname is vrijwillig.
Wanneer u deelneemt, is uw telefoonnummer zichtbaar voor de andere deelnemers en worden uw gegevens verwerkt door WhatsApp, onderdeel van Meta. Op die verwerking is het privacybeleid van WhatsApp van toepassing. U kunt zich op elk moment uit de community verwijderen zonder gevolgen voor uw lidmaatschap.
Tijdens fly-outs en events kunnen opnamen worden gemaakt voor verslaglegging, communitycontent en promotie van Velance.
Voor algemene sfeer-, groeps- en overzichtsbeelden beroept Velance zich op haar gerechtvaardigd belang bij het vastleggen en tonen van de activiteiten van de community. Voor gericht of prominent marketinggebruik van herkenbare portretten of interviews wordt afzonderlijk toestemming gevraagd.
Wilt u niet herkenbaar in openbare uitingen verschijnen, meld dat dan bij voorkeur voorafgaand aan de betreffende activiteit via contact@velanceclub.com. Reeds gegeven toestemming kunt u op elk moment intrekken.
| Gegevens | Termijn |
|---|---|
| Aanvraaggegevens van niet-toegelaten kandidaten | Verwijderd of geanonimiseerd binnen 30 dagen na de afwijzing, tenzij u toestemming geeft voor langer bewaren |
| Berichten via het contactformulier | Maximaal 12 maanden na de laatste correspondentie |
| Account-, profiel- en communitygegevens van members | Verwijderd of geanonimiseerd binnen 30 dagen na beëindiging van het lidmaatschap |
| Bijdragen aan Destination Intelligence | Kunnen in geanonimiseerde vorm bewaard blijven, voor zover nodig voor de continuïteit en bruikbaarheid van de informatie |
| Deelnamegegevens van fly-outs en van introducés | Verwijderd of geanonimiseerd binnen 30 dagen na afloop van de betreffende fly-out, behoudens de financiële administratie |
| Facturen en overige administratieve gegevens onder de fiscale bewaarplicht | 7 jaar, conform de Nederlandse belastingwetgeving |
| Beeldmateriaal dat is gepubliceerd | Zolang de betreffende uiting in gebruik is, of tot intrekking van de toestemming |
Wanneer een concreet geschil of een wettelijke verplichting langere bewaring noodzakelijk maakt, bewaren wij de daarvoor strikt noodzakelijke gegevens tot dat geschil is afgehandeld.
Velance deelt uw persoonsgegevens niet met derden voor commerciële doeleinden. Voor de werking van de dienstverlening maakt Velance gebruik van de volgende verwerkers, uitsluitend op basis van een verwerkersovereenkomst:
- Netlify — hosting van de website en verwerking van formulierinzendingen
- Supabase — database en accountbeheer van het member-portal
- Zoho — verzending van transactionele en zakelijke e-mail
Daarnaast worden gegevens gedeeld wanneer dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld richting de Belastingdienst, en met leveranciers van een fly-out voor zover noodzakelijk voor de uitvoering daarvan, zoals het doorgeven van namen aan een hotel.
Enkele van de bovengenoemde verwerkers, waaronder Netlify, kunnen persoonsgegevens verwerken op servers buiten de Europese Economische Ruimte.
In dat geval zorgt Velance ervoor dat de doorgifte plaatsvindt met passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of een vergelijkbaar erkend mechanisme. Op verzoek lichten wij toe welke waarborgen in een concreet geval gelden.
Op grond van de AVG heeft u recht op:
- inzage in uw gegevens
- rectificatie van onjuiste gegevens
- verwijdering van uw gegevens
- beperking van de verwerking
- overdraagbaarheid van uw gegevens
- bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang
- intrekking van eerder gegeven toestemming
U kunt uw rechten uitoefenen via contact@velanceclub.com. Wij reageren binnen 30 dagen. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen uw identiteit aannemelijk te maken.
U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Velance neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang en misbruik.
Toegang tot het member-portal is beveiligd met een persoonlijk account en wachtwoord. U bent verantwoordelijk voor het geheimhouden van uw inloggegevens en meldt vermoedelijk misbruik zo spoedig mogelijk.
Velance gebruikt geen tracking-, analytische of marketingcookies.
Voor het member-portal worden uitsluitend functionele cookies en vergelijkbare technieken gebruikt die noodzakelijk zijn om in te loggen en ingelogd te blijven. Voor deze noodzakelijke technieken is geen toestemming vereist.
Velance kan dit privacybeleid wijzigen. De meest actuele versie is steeds beschikbaar op velanceclub.com/privacy. Bij een wezenlijke wijziging informeren wij members hierover.
Vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem contact op via contact@velanceclub.com.
Velance Aviation Club
KvK: 42100899
Btw-identificatienummer: NL005497336B63
contact@velanceclub.com
Versie 3.0 — juli 2026