Privacybeleid
Velance Aviation Club is een handelsnaam van de eenmanszaak van Faber Valkering, gevestigd aan Rondtanderlaan 6, 2171 LW Sassenheim, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 42100899, btw-identificatienummer NL005497336B63.
Velance Aviation Club is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via de website, het member-portal en de overige diensten worden verwerkt.
Contact: contact@velanceclub.com. Het vestigingsadres is geen vrij toegankelijke bezoeklocatie.
a. Aanvraagformulier voor het lidmaatschap
- Naam, e-mailadres, telefoonnummer en regio
- Homebase (thuisluchthaven)
- Licentietype en vliegsituatie
- Aircraft type waarmee u vliegt
- Uw motivatie om lid te worden
- Hoe u Velance heeft gevonden, en desgevraagd door welk member u bent geïntroduceerd
- Indien nodig: gegevens die noodzakelijk zijn om het door u opgegeven vliegbrevet te verifiëren. Velance hanteert hierbij dataminimalisatie en bewaart bij voorkeur geen volledige kopie van uw brevet, maar registreert waar mogelijk alleen dát verificatie heeft plaatsgevonden en welke gegevens daarvoor noodzakelijk waren
b. Contactformulier
- Naam en e-mailadres
- Onderwerp van uw bericht
- Factuurnummer (indien van toepassing)
- De inhoud van uw bericht
- Bij een beroep op de wettelijke bedenktijd: uw bevestiging daarvan
c. Memberaccount en Digital Squadron
- Accountgegevens en inloggegevens
- Profielgegevens die u zelf invult
- Gegevens van de toestellen in uw digitale hangar
- Bijdragen die u plaatst, waaronder informatie voor Destination Intelligence
- Gegevens over uw deelname aan fly-outs en events
d. Facturatie en betaling van fly-outs, events en overige betaalde diensten
Het membership zelf is momenteel kosteloos en wordt niet gefactureerd. Voor fly-outs, events en andere door Velance afzonderlijk aangeboden betaalde diensten verwerken wij:
- Factuurgegevens en betaalstatus
- Betaling vindt op dit moment plaats per bankoverschrijving op basis van een door Velance verzonden factuur; Velance bewaart geen kaart- of andere betaalmiddelgegevens
e. Gegevens van introducés
Wanneer u een introducé aanmeldt voor een fly-out of event, verwerken wij diens naam, contactgegevens en de overige gegevens die noodzakelijk zijn voor inschrijving, communicatie, deelname, administratie, veiligheid en, waar van toepassing, facturatie. U bent er als member voor verantwoordelijk dat deze persoon hierover is geïnformeerd voordat u zijn of haar gegevens aan Velance verstrekt. Daarnaast informeert Velance de introducé zelf bij of uiterlijk rond het eerste directe contact over de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens, bijvoorbeeld door een link naar dit privacybeleid te verstrekken.
f. Beeldmateriaal
Tijdens fly-outs en events kunnen foto- en video-opnamen worden gemaakt waarop deelnemers herkenbaar zijn.
Bijzondere categorieën
Velance verwerkt geen bijzondere categorieën persoonsgegevens en geen medische keuringsgegevens of medische dossiers. Ook de hierboven genoemde verificatie van een vliegbrevet wordt niet uitgebreid naar het structureel verwerken van medische gegevens. De geldigheid van uw medical, uw bevoegdheden, uw currency en uw geschiktheid als pilot-in-command blijven uw eigen verantwoordelijkheid.
Gegevens die in een formulier als verplicht zijn aangeduid, zijn noodzakelijk om de betreffende aanvraag te beoordelen, een account aan te maken of de betreffende dienst uit te voeren. Wanneer deze gegevens niet worden verstrekt, kan Velance de aanvraag mogelijk niet beoordelen of de betreffende dienst niet leveren. Overige gegevens zijn optioneel, tenzij anders aangegeven.
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Beoordeling van uw lidmaatschapsaanvraag, waaronder verificatie van het opgegeven vliegbrevet en van de overige toelatingscriteria | Uitvoering van een overeenkomst, respectievelijk het nemen van precontractuele maatregelen op uw verzoek |
| Uitvoering en beheer van het lidmaatschap, het memberaccount en Digital Squadron | Uitvoering van de overeenkomst |
| Facturatie en betalingsadministratie van fly-outs, events en andere afzonderlijk aangeboden betaalde diensten | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting |
| Organisatie en administratie van fly-outs en events, inclusief introducés | Uitvoering van de overeenkomst |
| Beantwoording van berichten via het contactformulier | Gerechtvaardigd belang bij het afhandelen van vragen |
| Afhandeling van een beroep op de wettelijke bedenktijd | Wettelijke verplichting |
| Beveiliging, fraudepreventie en het veilig en kwalitatief beheren van de community | Gerechtvaardigd belang |
| Fiscale en administratieve bewaring | Wettelijke verplichting |
| Het vaststellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen en het voeren van verweer tegen aanspraken, klachten en geschillen | Gerechtvaardigd belang van Velance bij bescherming van haar juridische positie en verdediging tegen aanspraken |
| Nieuwsbrief en niet-noodzakelijke communicatie | Toestemming |
| Langer bewaren van een afgewezen aanvraag voor later contact | Toestemming |
| Gebruik van herkenbaar beeldmateriaal voor promotie | Gerechtvaardigd belang bij communityverslaglegging, en toestemming bij gericht of prominent marketinggebruik |
Waar de grondslag toestemming is, kunt u die op elk moment intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Voor de hierboven genoemde verwerking op basis van het gerechtvaardigd belang van Velance bij het vaststellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen, bewaart en gebruikt Velance uitsluitend de gegevens die daarvoor redelijkerwijs noodzakelijk zijn.
Velance verkoopt persoonsgegevens niet. Persoonsgegevens worden niet verwerkt voor doeleinden die onverenigbaar zijn met de in dit privacybeleid beschreven doeleinden. Wanneer Velance persoonsgegevens voor een nieuw doel wil verwerken, informeert Velance betrokkenen hierover vooraf voor zover de AVG dat vereist.
Velance neemt geen besluiten die rechtsgevolgen hebben of de betrokkene anderszins in aanmerkelijke mate treffen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering. Membershipaanvragen worden persoonlijk beoordeeld.
Digital Squadron is een besloten omgeving waarin members elkaar kunnen vinden. Met een schakelaar in uw profielinstellingen bepaalt u of uw profiel zichtbaar is in de memberdirectory; dit staat standaard aan. Wanneer uw profiel zichtbaar is, zijn de gegevens die u zelf in uw profiel heeft ingevuld — waaronder naam, homebase, brevet, ervaring, type vliegen, interesses en een eventuele bio — zichtbaar voor andere actieve members, evenals de toestellen die u zelf zichtbaar heeft gemaakt op uw profiel of in de digitale hangar.
Uw e-mailadres wordt nooit aan andere members getoond. Uw WhatsApp-nummer wordt alleen getoond wanneer u dat zelf apart inschakelt in uw profielinstellingen; dit staat standaard uit.
Members mogen gegevens uit Digital Squadron uitsluitend gebruiken voor persoonlijk, zakelijk of aviationgerelateerd contact dat redelijkerwijs binnen de community past. Het exporteren, verkopen of doorgeven van membergegevens aan derden en het gebruik voor ongevraagde commerciële massabenadering zijn niet toegestaan.
Velance biedt members de mogelijkheid deel te nemen aan een WhatsApp-community. Deelname is vrijwillig.
Wanneer u deelneemt, is uw telefoonnummer zichtbaar voor de andere deelnemers en worden uw gegevens verwerkt door WhatsApp, onderdeel van Meta. Op die verwerking is het privacybeleid van WhatsApp van toepassing. U kunt zich op elk moment uit de community verwijderen zonder gevolgen voor uw lidmaatschap.
Tijdens fly-outs en events kunnen opnamen worden gemaakt voor verslaglegging, communitycontent en promotie van Velance.
Beeldmateriaal op basis van gerechtvaardigd belang. Voor algemene sfeer-, groeps- en overzichtsbeelden beroept Velance zich op haar gerechtvaardigd belang bij het vastleggen en tonen van de activiteiten van de community. U kunt tegen deze verwerking bezwaar maken; Velance beoordeelt uw bezwaar overeenkomstig de AVG.
Beeldmateriaal op basis van toestemming. Voor gericht of prominent marketinggebruik van herkenbare portretten of interviews vraagt Velance vooraf afzonderlijk toestemming, voor zover dit volgens toepasselijke wet- en regelgeving vereist is. Deze toestemming kunt u op elk moment intrekken voor toekomstig gebruik; dit heeft geen invloed op materiaal waarvoor geen toestemming als grondslag gold.
Wilt u niet herkenbaar in openbare uitingen verschijnen, meld dat dan bij voorkeur voorafgaand aan de betreffende activiteit via contact@velanceclub.com.
Velance bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Wij maken daarbij onderscheid tussen gegevens die operationeel niet langer nodig zijn en gegevens die noodzakelijk kunnen blijven voor administratie, bewijsvoering of de onderbouwing en verdediging van rechtsvorderingen.
Membership
Na beëindiging van het membership verwijdert of anonimiseert Velance gewone profiel- en communitygegevens in beginsel binnen 30 dagen. Voor zover noodzakelijk bewaart Velance daarnaast een beperkt administratief/juridisch dossier, bijvoorbeeld met de identiteit van het voormalige member, de datum van aanvraag, toelating en beëindiging, bewijs van acceptatie van de voorwaarden en het versienummer daarvan, relevante correspondentie, en klachten, waarschuwingen of incidentgegevens voor zover noodzakelijk.
Fly-outs en events
Na afloop van een fly-out of event verwijdert of anonimiseert Velance gegevens die niet langer nodig zijn. Voor zover noodzakelijk bewaart Velance daarnaast bijvoorbeeld de identiteit van de deelnemer, deelname- en boekingsgegevens, de geaccepteerde Fly-outvoorwaarden met versienummer en datum/tijd van acceptatie, facturen en betalingen, annuleringen, relevante correspondentie, klachten en incidentgegevens.
Voor de hierboven bedoelde administratieve en juridische gegevens hanteert Velance als uitgangspunt een bewaartermijn van maximaal vijf jaar na afloop van de betreffende overeenkomst of activiteit, tenzij een langere wettelijke bewaartermijn geldt, een concreet geschil, claim of onderzoek loopt, of de gegevens al eerder niet meer noodzakelijk zijn.
| Overige gegevens | Termijn |
|---|---|
| Aanvraaggegevens van niet-toegelaten kandidaten | Verwijderd of geanonimiseerd binnen 30 dagen na de afwijzing, tenzij u toestemming geeft voor langer bewaren |
| Berichten via het contactformulier | Maximaal 12 maanden na de laatste correspondentie |
| Bijdragen aan Destination Intelligence | Kunnen in geanonimiseerde vorm bewaard blijven, voor zover nodig voor de continuïteit en bruikbaarheid van de informatie |
| Facturen en overige administratieve gegevens onder de fiscale bewaarplicht | 7 jaar, conform de Nederlandse belastingwetgeving |
| Beeldmateriaal op basis van gerechtvaardigd belang | Zolang de betreffende uiting in gebruik is, of tot een gehonoreerd bezwaar |
| Beeldmateriaal op basis van toestemming | Zolang de betreffende uiting in gebruik is, of tot intrekking van de toestemming |
Velance deelt uw persoonsgegevens niet met derden voor commerciële doeleinden. Voor de uitvoering van haar dienstverlening maakt Velance gebruik van externe dienstverleners. Voor zover een dienstverlener persoonsgegevens namens Velance verwerkt als verwerker, sluit Velance daarmee de wettelijk vereiste verwerkersafspraken. Op dit moment betreft dit onder meer:
- Netlify — hosting van de website en verwerking van formulierinzendingen
- Supabase — database en accountbeheer van het member-portal
- Zoho — verzending van transactionele en zakelijke e-mail
Daarnaast worden gegevens gedeeld wanneer dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld richting de Belastingdienst, en met leveranciers van een fly-out voor zover noodzakelijk voor de uitvoering daarvan, zoals het doorgeven van namen aan een hotel.
Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken in of toegankelijk maken vanuit landen buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer een dergelijke doorgifte plaatsvindt, zorgt Velance ervoor dat hiervoor een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen aanwezig zijn, overeenkomstig de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, het EU-U.S. Data Privacy Framework voor zover daadwerkelijk van toepassing, standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) of een ander wettelijk erkend mechanisme.
Op verzoek via contact@velanceclub.com lichten wij toe welke waarborgen in een concreet geval gelden.
Op grond van de AVG heeft u recht op:
- inzage in uw gegevens
- rectificatie van onjuiste gegevens
- verwijdering van uw gegevens
- beperking van de verwerking
- overdraagbaarheid van uw gegevens
- bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang
- intrekking van eerder gegeven toestemming
U kunt uw rechten uitoefenen via contact@velanceclub.com. Wij reageren zonder onredelijke vertraging en in ieder geval binnen één maand na ontvangst van het verzoek. Wanneer een verzoek complex is of sprake is van meerdere verzoeken, kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd; wij informeren u in dat geval binnen de oorspronkelijke termijn over de verlenging en de reden daarvan. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen aanvullende informatie te verstrekken om uw identiteit te verifiëren.
U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Velance neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang en misbruik.
Toegang tot het member-portal is beveiligd met een persoonlijk account en wachtwoord. U bent verantwoordelijk voor het geheimhouden van uw inloggegevens en meldt vermoedelijk misbruik zo spoedig mogelijk.
Velance gebruikt geen tracking-, analytische of marketingcookies.
Voor het member-portal worden uitsluitend functionele cookies en vergelijkbare technieken gebruikt die noodzakelijk zijn om in te loggen en ingelogd te blijven. Voor deze noodzakelijke technieken is geen toestemming vereist.
Velance kan dit privacybeleid wijzigen. De meest actuele versie is steeds beschikbaar op velanceclub.com/privacy. Bij een wezenlijke wijziging informeren wij members hierover.
Vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem contact op via contact@velanceclub.com.
Velance Aviation Club
KvK: 42100899
Btw-identificatienummer: NL005497336B63
contact@velanceclub.com
Versie 4.0 — 15 augustus 2026